Vacature invullen I Zo verbeter je je recruitmentproces deel 4

Introductie

De kandidaat is enthousiast en heeft gesolliciteerd – mooi! Maar juist nu haken veel organisaties af doordat het proces te traag of onduidelijk verloopt. In deze fase maak je het verschil. Hoe? Met snelheid, aandacht en een sterk, persoonlijk aanbod.

Blog deel 4: Tekenen Hoe zorg je dat kandidaten ook echt tekenen?

De kandidaat heeft gesolliciteerd. De klik is er. De gesprekken zijn goed verlopen. Maar juist nu, in deze laatste fase van het recruitmentproces, kunnen er nog verrassend veel afhakers ontstaan. Waarom?

Omdat twijfel toeslaat, het proces te lang duurt of de kandidaat elders sneller een aantrekkelijk aanbod krijgt. In deze blog ontdek je hoe je in de "tekenfase" het verschil maakt en kandidaten succesvol binnenhaalt.

Hieronder 10 concrete tactieken om van een aanbod een handtekening te maken:

1. Snelheid: binnen 24 uur contact na sollicitatie

Laat kandidaten niet wachten. Plan binnen 24 uur na hun sollicitatie een kennismaking of belmoment. Zo toon je betrokkenheid en laat je zien dat hun tijd waardevol is. Snel schakelen verhoogt de kans dat ze voor jou kiezen.

2. Transparantie over het proces

Geef vanaf het begin duidelijkheid over de stappen die volgen. Hoeveel gesprekken? Wanneer kunnen ze iets verwachten? Onzekerheid leidt tot afhaken. Deel direct na sollicitatie een tijdlijn met verwachtingen.

3. Houd het proces compact: max. 2 gesprekken

Een lang traject jaagt kandidaten weg. Richt het proces efficiënt in: het eerste gesprek voor kennismaking, het tweede voor verdieping. Combineer eventueel een klikgesprek met stakeholders met het tweede gesprek. Probeer altijd binnen 1–2 weken tot een besluit te komen.

4. Maak het gesprek een beleving

Behandel de kandidaat als een gast. Zorg voor een warme ontvangst, goede koffie of thee, en bied achtergrondinformatie aan over het team of de organisatie. Dit is je moment om als werkgever een blijvende indruk te maken.

5. Laat de kandidaat sfeer proeven

Een gevoel van ‘hier hoor ik thuis’ is cruciaal. Organiseer een meeloopmoment, teamkoffie of informele borrel. Een laagdrempelige ontmoeting met toekomstige collega’s vergroot het commitment.

6. Stuur een persoonlijke follow-up na het gesprek

Voorkom dat de energie na het gesprek wegzakt. Stuur direct een korte voice memo of video waarin je benoemt wat je waardeerde en wat de vervolgstappen zijn. Dit voelt persoonlijk, versterkt de band en houdt het momentum vast.

7. Gebruik een mini-case in plaats van motivatiebrief

Laat kandidaten geen standaardbrief schrijven. Vraag om een korte, relevante opdracht die inzicht geeft in hun denkwijze. Denk aan: “Hoe zou jij deze situatie aanpakken?” Houd het klein (10-15 minuten werk) en praktisch.

8. Inhaken op twijfels: creëer ruimte voor vragen

Veel twijfels blijven onuitgesproken. Nodig kandidaten actief uit om hierover te praten. Stuur bijvoorbeeld: “Twijfel je ergens over? Bel of app me gerust.” Zo laat je zien dat je meedenkt en de kandidaat serieus neemt.

9. Coach op mogelijke tegenvoorstellen

Topkandidaten krijgen vaak een tegenbod van hun huidige werkgever. Bespreek dit vooraf open. Vraag: “Wat zou je huidige werkgever kunnen doen waardoor je zou blijven?” Dit vergroot het bewustzijn en versterkt hun keuze voor jou.

10. Tekenbonus of extra waardering bij snel tekenen

Beloon besluitvaardigheid. Bijvoorbeeld met een extra vrije dag, een cadeaubon of een upgrade van de werkplek. Geen omkoping, maar waardering. Zo voorkom je vertraging én laat je merken dat hun keuze ertoe doet.

Extra waardevolle tip: betrek het team in het proces

Laat het niet alleen een HR-feestje zijn. Wanneer toekomstige collega’s zichtbaar betrokken zijn in het proces (bijvoorbeeld via kennismaking, video, of een persoonlijk bericht), voelt de kandidaat zich sneller verbonden. Mensen kiezen namelijk niet alleen voor een baan, maar vooral voor mensen.

Conclusie

De handtekening onder een contract is zelden het resultaat van puur rationeel denken. Juist in de laatste fase zijn snelheid, warmte, betrokkenheid en duidelijkheid doorslaggevend. Door met deze 10 punten aan de slag te gaan, vergroot je niet alleen de kans op een ‘ja’, maar versterk je ook direct de start van een duurzame samenwerking.

Vacaturebank Samen Voor Onderwijs

Wil je dit toepassen op jullie vacatures binnen het primair onderwijs of kinderopvang? Op de vacaturebank van Samen Voor Onderwijs helpen we je met slimme tools, zichtbaarheid én employer branding die werkt.

Bekijk de mogelijkheden op de volgende pagina:

Of lees hier hoe de vacaturebank van Samen Voor Onderwijs precies werkt: