Aan de slag bij met de Vacaturebank
Wervingsproces
Om een vacature online te zetten volg je de volgende stappen:
- Registreer jouw school
- Voer een vacature op
- Koppel een licentie
- Activeer de vacature door deze op zichtbaar te zetten
Voor het selectieproces volg je de volgende stappen:
- Ga naar het Dashboard
- Open het Sollicitaties scherm
- Open het kanban-bord van de gewenste vacature
- Pas de status aan van de kandidaat aan door de kaart naar de juiste kolom te slepen
- Open het detail-scherm van de sollicitatie
- Geef een waardering en leg bevindingen vast
Is er een kandidaat aangenomen dan kun je de overige sollicitaties op Afgewezen zetten en de Vacature op status Gesloten zetten.
Wanneer je alle sollicitanten hebt geïnformeerd is het wervingsproces afgerond en kun je de Vacature Archiveren.
School aanmelden
Begin met het registreren van de school waar je vacatures voor wilt plaatsen.
Voer de gegevens in zoals de schoolnaam, contact en adresgegevens en eventueel registratienummers. Daarnaast kun je hier ook meteen de links in zetten naar de school-website en social media.
Schrijf een algemeen stukje over de school, geef het aantal leerlingen in en selecteer de gepaste regio, denominatie, sector en soort onderwijs.
Deze gegevens worden weergegeven op de school-pagina en later bij de vacature.
Heb je alle gewenste gegevens ingevuld dan kun kies je voor Opslaan.
Je komt nu op de school-overzichtspagina. Hier worden de zojuist details nogmaals weergegeven. Daarnaast is het hier mogelijk om multimedia toe te voegen en ten slotten de school zichtbaar te maken voor bezoekers.
Bij multimedia heb je de mogellijkheid om een banner, school-logo, sfeerbeelden (maximaal 3) en een video aan de schoolpagina toe te voegen. Je hebt de mogelijkheid om een YouTube of Vimeo video op te geven.
Voor elk type afbeelding staat er een geadviseerd formaat beschreven. Voor een optimale weergaven dien je het formaat van de afbeeldingen hier op af te stemmen.
Vacature plaatsen
Een vacature opvoeren doe je in 3 stappen. eerst dien je de gegevens in te vullen voor de vacature zoals de functie, uren en functieomschrijving. Vervolgens
- Voer de gegevens in voor de vacature zoals de functie, uren, functieomschrijving, etc.
- Kies indien gewenst de multimedia items zoals sfeerbeelden of een video.
- Koppel een Vacaturebank Licentie en activeer de vacature.
Je kan op 2 manieren starten met het opvoeren van een vacature:
- Ga naar het Dashboard en kies voor Vacature Opvoeren, kies nu de school waarvoor je de vacature wil gaan opvoeren.
- Ga naar het Dashboard en kies voor Scholen, kies nu voor Vacature + bij de betreffende school waarvoor je de vacature wil gaan opvoeren.
Vul nu de gegevens in voor de vacature. Kies de titel voor de vacature en categorie en plaats de vacature tekst. Geef een sluitingsdatum op welke bij de vacature moet komen te staan. Deze datum heeft gen invloed op de periode waarin de vacature zichtbaar is.
Geef bij Dienstverband aan om wat voor functie het gaat betreft werktijd, contract, werkuren, lesuren en de startdatum.
Geef optioneel een salarisschaal of indicatie aan en kies de gewenste opleiding.
Voer de contactgegevens in van de persoon waar de kandidaat terecht kan voor vragen. Tevens geef je hier toelichting over het sollicitatieproces en geef je aan op wat voor manier kandidaten kunnen solliciteren.
- Samen Voor Onderwijs: Je maakt gebruik van het sollicitatie en selectie systeem van Samen Voor Onderwijs
- Via een eigen website: De kandidaat wordt doorgeleid naar een website (pagina) naar keuze
- E-mail: De kandidaat opent een e-mail template verder aan te vullen door de kandidaat om vervolgens te sturen door een e-mailadres naar keuze
- Telefonisch: Je geeft een telefoonnummer op waar kandidaten naar kunnen bellen
- Per post: De kandidaat krijgt de adresgegevens te zien van de betreffende school om daar zelf een sollicitatie naar toe te sturen per post
Indien het een vacature betreft voor op een nevenlocatie kun je hier de naam en beschrijving opgeven over de locatie. Deze gegevens worden weergegeven in de vacature.
Voor eigen administratie is het mogelijk om een referentienummer in te vullen en een notitie te maken. De notitie is enkel voor u zichtbaar.
Het referentienummer wordt gegruikt binnen het Dashboard en wanneer de sollicitatie per e-mail verloopt.
Heb je alles ingevuld? Kies dan voor Opslaan om naar het Detail-scherm te gaan.
Bij multimedia heb je de mogelijkheid om sfeerbeelden (maximaal 3) en een video aan de vacature toe te voegen. Je hebt de mogelijkheid om een YouTube of Vimeo video op te geven.
Voor elk type afbeelding staat er een geadviseerd formaat beschreven. Voor een optimale weergaven dien je het formaat van de afbeeldingen hier op af te stemmen.
Bij de vacature wordt standaard het school-logo of de school-banner weergegeven.
Wanneer de vacature volledig is opgevoerd kun je een licentie koppelen en vervolgens de status van de vacature op Zichtbaar zetten.
Zorg voor dat je de koppeling gaat maken dat er voldoende licenties aanwezig zijn. Is dit niet het geval dan dien je deze eerst aan te schaffen.
Er zijn 2 soorten licenties (of abonnementen), voor Onderwijs-diensten en voor Vacaturebank. Let op dat je de juiste aanschaft.
Een vacature blijft maximaal 60 dagen na de eerste activatie zichtbaar. Daarna vervalt de vacature en is deze niet meer zichtbaar voor bezoekers.
De vacature kan de volgende status hebben:
- Concept: De vacature is nog niet geactiveerd en dus niet zichtbaar voor bezoekers
- Open / Zichtbaar: De vacature is actief en zichtbaar voor bezoekers, kandidaten kunnen solliciteren op de functie
- Pauzeren: De vacature is zichtbaar met markering 'gepauzeerd', kandidaten kunnen nu niet solliciteren
- Verbergen: De vacature is voor bezoekers niet zichtbaar
- Sluiten: De vacature is gesloten en niet meer zichtbaar voor bezoekers, solliciteren is niet meer mogelijk. Let op, als je een vacature eenmaal sluit dan kun je deze niet meer zichtbaar maken.
- Archiveren: Door een vacature te archiveren is deze niet meer zichtbaar. De vacature is dan enkel nog te zien in het archief (Deze functionaliteit komt binnenkort beschikbaar)
Dashboard
Het Dashboard geeft een overzicht van de status van jouw vacatures en sollicitaties
Op het Dashboard zijn een aantal indicatoren af te lezen:
- Concept: Het aantal vacatures met de status Concept. Deze vacatures moeten nog online gezet worden.
- Open: Het aantal vacatures met de status Open. Deze vacatures staan zichtbaar en daarmee online.
- Gepauzeerd: Het aantal vacatures met de status Gepauzeerd. Deze vacatures staan zichtbaar maar gepauzeerd online.
- Verborgen: Het aantal vacatures met de status Verborgen. Deze vacatures zijn geactiveerd maar staan niet online.
- Verlopen: Het aantal vacatures met de status Verlopen. Deze vacatures hebben de 60 dagen online bereikt en zijn automatisch offline gezet en zijn daarmee verlopen. Je kan deze zelf op Gesloten zetten.
- Gesloten: Het aantal vacatures met de status Gesloten. Deze vacatures zijn gesloten en offline. Wanneer het sollicitatieproces is beëindigd kun je de vacature archiveren.
- Reacties: Het aantal nieuwe reacties op openstaande vacatures. Deze reacties, ofwel sollicitaties, dien je in behandeling te nemen.
- Aangenomen: Het totaal aantal gevulde vacatures.
- Scholen: Het totaal aantal scholen.
- Voorraad: Het aantal beschikbare licenties.
Het item Scholen geeft een lijst met alle scholen binnen jouw account. Klik op de link rechtsboven het item om direct naar een overzicht te gaan van scholen.
Het item Concept geeft een lijst met alle vacatures met de status in concept. Klik op de link rechtsboven het item om direct naar een overzicht te gaan van concept vacatures.
Het item Sollicitaties geeft een lijst met alle reacties ofwel sollicitaties op vacatures. Klik op de link rechtsboven het item om direct naar een overzicht te gaan van sollicitaties.
Het item Gepubliceerd geeft een lijst met alle gepubliceerde vacatures. Klik op de link rechtsboven het item om direct naar een overzicht te gaan van vacatures.
Sollicitaties
Voor een overzicht van alle sollicitaties ga je naar het scherm Sollicitaties. Je ziet een overzicht van alle vacatures met één of meer sollicitaties.
Voor elke vacatures zie je een kaart met daarin de vacature titel, school met eventueel de locatie en uw eigen referentienummer. Ook staat de datum van plaatsen en einddatum onderaan.
De blauwe knop geeft het aantal sollicitaties weer. Klik op de knop om naar het kanban-bord te gaan, zie hieronder voor meer informatie over het kanban-bord.
Aan de rechterkant staat een lijstje met indicatoren:
- Reacties: aantal nieuwe sollicitaties
- Geselecteerd: aantal kandidaten met status geselecteerd
- Aangenomen: aantal kandidaten aangenomen
- Afgewezen: aantal afgewezen kandidaten
De groene balk geeft aan hoe ver de vacature is in doorlooptijd van 0 tot 60 dagen. Is de balk volledig groen dan is de vacature verlopen. 7 dagen voor het einde zal de kleur van de balk veranderen in oranje.
Kanban-bord
Op het kanban-bord zie je in één overzicht alle sollicitaties voor een vacature.
Bovenin zie je de vacature titel, school en eventueel de locatie. Daarnaast zie je rechts bovenin je eigen referentienummer.
Het bord bestaat uit de volgende kolommen:
- Nieuw: Hier komen nieuwe kandidaten te staan
- Screenen: Kandidaten welke de status screenen hebben
- Interview: Kandidaten welke zijn uitgenodigd voor een interview
- Aanbod: Kandidaten welke een aanbod hebben of gaan ontvangen
- Aangenomen: Kandidaten welke zijn of worden aangenomen
- Afgewezen: Hier staan alle afgewezen kandidaten
Je kan de kandidaat-kaartjes tussen de kolommen slepen. Deze status blijft onzichtbaar voor kandidaten.
Kies je voor het gele notitie-icoon dan zie je de notitie voor deze sollicitatie.
Via het link-icoon kom je in het kandidaat-profiel-scherm. Voor meer informatie, zie hieronder.
De gekleurde stip geeft de waardering van de kandidaat aan. Een nieuwe sollicitatie heeft nog geen waardering en daarmee de kleur grijs.
- Rood: zeer lage waardering van 1
- Oranje: lage waardering van 2
- Geel: middelmatige waardering van 3
- Lichtgroen: lage waardering van 4
- Donkergroen: zeer hoge waardering van 5
De drie verticale stippen geven toegang tot het context-menu. met de volgende opties:
- Details: Link naar het kandidaat-profiel-scherm
- Archiveren: Archiveer de sollicitatie
- Verwijderen: Verwijder de sollicitatie
Ook hier geld dat de kandidaat hiervan niets krijgt te zien.
Kandidaat-profiel-scherm
Het scherm Sollicitatie bestaat uit 2 delen. Het eerste deel is het selectie-deel. Het tweede deel het profiel van de kandidaat.
De 6 gekleurde knoppen boven in het scherm geven de status van de reactie aan. Kies één van de knopen om de status te veranderen. Zie voor de status informatie het kanban-bord, kolommen.
Vervolgens zie je de naam van de kandidaat, de datum waarop de sollicitatie is gedaan, de status en ten slotte de motivatietekst van de kandidaat.
Bij Notitie kun je bevindingen kwijt over de sollicitatie. Dit krijgen de kandidaten niet te zien.
Bij Kandidaat score kun je een waardering geven aan de sollicitatie van 1 (laag) tot 5 (hoog). Het is ook mogelijk de score te verwijderen.
Bij het kandidaat profiel kun je details teruglezen van de kandidaat. Onderaan het profiel zijn de werkervaring en de opleidingen terug te vinden.
Scholen
Wanneer je kiest voor Scholen dan krijg je een overzicht van alle geregistreerde scholen en gerelateerde vacatures. Klik op het pijltje link in de tabel om deze open te klappen en de vacatures zichtbaar te maken.
Met de knop Vacatures + kun je direct een vacatures opvoeren voor de betreffende school. De knoppen daarnaast geven toegang tot het school bewerken- en detail-scherm. Verder zie je het adres en de zichtbaarheid van de school in de tabel terug.
Vacatures
Voor een overzicht van alle vacatures kies je voor Vacatures. Je ziet de vacatures in de tabel met bijbehorende status, startdatum, school en sluitingsdatum. De knoppen geven toegang het vacature bewerken- en detail-scherm.
Door in de tabel op de vacature-titel te klikken open je de publieke vacature. Dit is enkel mogelijk wanneer de vacature online staat.
Door op de schoolnaam te klikken kom je direct in het school detail-scherm.
Licenties
Met Licenties open je het licentie voorraad-scherm. Ook zie je de vacatures welke momenteel actief zijn en welke zijn verlopen.
Wil je licenties aankopen, kies dan voor Abonnement aankopen en kies één van de Vacaturebank staffels om aan te kopen. Nadat de bestelling is afgerond komen de licenties automatisch in de voorraad terecht en kun je deze koppelen met vacatures.